Jumat, 17 November 2017
A. PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
PENGERTIAN
DAN JENIS LAPORAN BISNIS
A. Pengertian
Laporan Bisnis
Laporan
bisnis adalah dokumen-dokumen faktual yang menerangkan kegiatan suatu
perusahaan dalam proyek dan tujuan yang dijalankan perusahaan tersebut. Laporan
bisnis haruslah bersifat netral, tidak memihak, dan menjadi bukti nyata bagi
tindakan-tindakan dari sebuah perusahaan.
Menurut
Herta A. Murphy Laporan bisnis adalah suatu laporan yang memiliki sifat netral,
tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan berisi rencana penyajian fakta
kepada seorang atau lebih untuk tujuan bisnis tertentu. Laporan bisnis juga
merupakan dokumen yang sangat penting bagi perusahaan, demi menjalankan
kepentingan bisnis suatu perusahaan, atau lembaga guna sebagai pembantu
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah. Penulisan laporan bisnis baiknya
dilakukan secara periodik dan konsisten.
Penulisan
laporan bisnis biasanya ditujukan untuk beberapa keperluan, seperti:
Mengawasi
dan mengendalikan operasional perusahaan
Membantu
mengimplementasikan kebijakan-kebijakan dan prosedur-prosedur yang telah di
tetapkan perusahaan.
Memenuhi
persyaratan-persyaratan hukum dan peraturan-peraturan yang berlaku bagi
perusahaan.
Untuk
mendokumentasikan prestasi kerja yang diperlukan baik bagi keperluan internal
maupun eksternal perusahaan.
Untuk
menganalisis dan memberikan bimbingan bagi pengambilan keputusan-keputusan atas
hal-hal tertentu.
Untuk
memperoleh ide bisnis baru.
Laporan
bisnis yang dibuat secara periodik ataupun secara spontan harus selalu
dikembangkan, dan diperbarui. tujuannya agar materi laporan yang dituliskan
tetap mutakhir atau up-to-date.
B.
Jenis-jenis laporan bisnis
Laporan
bisnis dapat diklarifikasikan berdasarkan macam-macam fungsi dan jenisnya,
diantaranya adalah
1.
Laporan Individu dan laporan resmi
Laporan
individu adalah laporan yang dibuat atas inisiatif seseorang sendiri, karenanya
membutuhkan rincian dan bukti pendukung yang lebih banyak daripada laporan
resmi. Karena laporan resmi dibuat berdasarkan permintaan pihak lain.
2.
Laporan rutin dan laporan khusus
Laporan
rutin diajukan berdasarkan rutinitas yang dilakukan, biasanya telah dibuat
dalam bentuk yang telah tentukan sejak awal.
3.
Laporan internal dan laporan eksternal
Laporan
internal pada umumnya adalah laporan yang dasarnya hanya ditujukan untuk
lingkungan dalam perusahaan saja, sedangkan eksternal adalah laporan yang
ditujukan untuk disebarkan ke pihak luar perusahaan.
BAGIAN
POKOK DALAM LAPORAN BISNIS
Pendahuluan
Dalam
bagian pendahuluan ada 11 (sebelas) hal yang perlu dipertimbangkan, yakni:
a.
Pemberi Kuasa, adalah individu/organisasi yang meminta laporan:
b.
Tata-letak, menginformasikan kepada pembaca tentang apa saja yang akan dibahas
dalam laporan bisnis;
c.
Masalah, biasanya diformulasikan di awal pendahuluan sebelum maksud atau tujuan
laporan bisnis dinyatakan;
d.
Maksud, merupakan poin penting dalam laporan bisnis;
e. Ruang
Lingkup, berhubungan dengan luas cakupan atau batas suatu pokok bahasan dalam
sebuah laporan bisnis;
f.
Metodologi, mengacu pada metode pengumpulan informasi;
g.
Sumber-sumber, mencakup berbagai sumber yang kita gunakan dalam penyusunan
laporan bisnis, baik sumber tertulis maupun sumber lisan;
h. Latar
Belakang, jika pembaca dianggap perlu mengetahui informasi yang ada dalam
laporan bisnis itu maka latar belakang harus disampaikan.
i.
Definisi Istilah, jika kita menggunakan istilah yang memiliki beberapa
penafsiran maka kita harus menjelaskan kepada pembaca definisi yang kita
maksudkan.
j.
Keterbatasan, adalah keterbatasan dalam hal dana, waktu, ataupun data yang
tersedia.
Untuk
laporan singkat, beberapa unsur tersebut dapat digabungkan menjadi satu atau
dua paragraf dengan ataupun tanpa judul “Pendahuluan”. Bahkan dalam laporan
berkala, judul pendahuluan dapat dihilangkan bila isi setiap periode sama dan
pembaca telah mengetahuinya.
Isi
Laporan
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis adalah isi laporan. Dalam bagian ini, kita
membahas dan mengembangkan hal-hal yang penting secara rinci. Di samping itu,
bagian ini dapat membantu kita mencapai maksud penulisan laporan bisnis.
Penulisan laporan bisnis yang baik, harus mencakup temuan fakta yang penting
dan relevan.
Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, dan untuk laporan
analitis juga mengambil kesimpulan dan memberikan rekomendasi. Oleh karena itu,
dalam Laporan Informasional bagian penutup ini dinamakan Rangkuman, sedangkan
pada Laporan Analitis disebut Kesimpulan dan Rekomendasi.
Hal-hal
yang dipertimbangkan dalam bagian penutup adalah sebagai berikut:
Rangkuman,
berisi ringkasan pembahasan secara menyeluruh. Kadangkala hanya berisi
poin-poin yang penting, kekuatan dan kelemahan, atau manfaat dan kerugian;
Kesimpulan,
berisi evaluasi secara ringkas fakta-fakta yang dibahas, tanpa memasukkan
pendapat pribadi kita sebagai penulis;
Rekomendasi,
menyarankan suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang telah
dibuat;
Rencana
Tindakan, merupakan pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan
program, anggaran yang diperlukan, dan orang-orang yang bertanggung jawab
terhadap program/projek yang akan dilaksanakan.
PENGORGANISASIAN ISI DALAM LAPORAN
BISNIS
a.
Pengorganisasian Isi Dalam Laporan Bisnis
Ada 2
(dua) cara yang dapat dipilih untuk digunakan dalam penyusunan isi laporan
bisnis, yakni cara deduksi (cara langsung) dan cara induksi (cara tak
langsung).
Cara
deduksi atau cara langsung berarti menyampaikan ide pokok dan rekomendasi
terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal-hal yang rinci.
Cara
induksi atau cara tak langsung, berarti kita menjelaskan fakta- fakta yang ada
terlebih dahulu, baru kemudian kita memberikan ide pokok, kesimpulan, dan
rekomendasi.
PENULISAN
LAPORAN SINGKAT
Karakterstik
Laporan Singkat
Kebanyakan
laporan singkat hanya mencakup materi pendukung yang relatif sedikit bagi
pencapaian komunikasi yang efektif. Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk
memo ataupun surat yang terdiri atas satu atau dua halaman.
Laporan
singkat mencakup beberapa elemen penting dalam suatu laporan formal, antara
lain:
Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
Format memo
atau surat.
Perencanaan
Laporan Singkat
Dalam
merencanakan suatu laporan singkat, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan,
antara lain audience, tujuan, dan subjek laporan. Masing-masing elemen
akan mempengaruhi format dan panjang, gaya, serta organisasi suatu
laporan. Ada beberapa format laporan yang dapat dipilih oleh penulis,
antara lain :
Preprinted
Bentuk
sebelum dicetak pada dasarnya digunakan untuk mengisi laporan yang kosong.
Kebanyakan laporan preprinted relatif pendek, sekitar lima atau kurang
dari lima halaman, dan berkaitan dengan informasi rutin. Contohnya adalah
laporan otoritas.
Surat
Format
surat dapat digunakan untuk laporan yang jumlah halamannya lima atau kurang,
dan ditujukan kepada pihak luar organisasi. Laporan tersebut mencakup semua
bagian surat, dan dilengkapi dengan judul, catatan kaki, table, dan gambar.
Memo
Format
yang paling umum untuk laporan singkat yang digunakan untuk kepentingan pihak
intern suatu organisasi. Memo mencakup beberapa hal berkut : tanggal, kepada,
dari, dan subjek.
Manuskrip
Laporan
ini terdiri atas beberapa halaman sampai ratusan halaman yang memerlukan
pendekatan formal. Karena panjangnya, format manuskrip memerlukan lebih banyak
komponen baik sebelum teks (prefatory parts) maupun setelah teks (supplementary
parts).
MEMBUAT
LAPORAN BISNIS YANG BAIK.
Laporan bisnis yang dibuat oleh suatu organisasi sangat diperlukan untuk
berkomunikasi baik dengan pihak intern maupun ekstern organisasi. Beberapa
laporan diperlukan sebagai dokumentasi yang bersifat permanen (tetap);
sementara yang lainnya diperlukan untuk memecahkan masalah atau sekedar
menjawab suatu pertanyaan. Adakalanya suatu laporan mengalir dari pimpinan ke
bawahan sebagai pertanggungjawaban terhadap berbagai keputusan atau kebijakan yang
telah dilaksanakan oleh suatu organisasi. Tetapi, adakalanya suatu laporan
mengalir dari bawahan ke pimpinan sebagai alat untuk memantau kegiatan-kegiatan
yang dilakukan oleh unit-unit atau departemen-departemen yang ada dalam suatu
organisasi
Tujuan mengembangkan suatu laporan adalah membuat informasi sejelas mungkin.
Katakan kepada para pembaca apa yang perlu mereka ketahui, tidak lebih dan
tidak kurang, dan sajikan suatu informasi yang dapat memenuhi kebutuhan atau
keinginan mereka.
Ada tiga
hal yang harus ada dalam suatu laporan bisnis :
Akurat
Hal
pertama yang harus diperhatikan oleh seorang penulis laporan bisnis adalah
bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Informasi yang tidak mengandung
kebenaran, tidak akurat, atau tidak lengkap, akan berakibat pada kemunduran,
kemerosotan, atau bahkan semakin memudarnya reputasi suatu organisasi di
hadapan masyarakat pada umumnya.
Beberapa
hal berikut ini akan dapat membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan
fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan
semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan
fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berilah
bukti-bukti terhadap kesimpulan yang dibuat.
e. Sajikan
hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan.
f. Jaga
bias pribadi dalam suatu laporan
Keputusan
yang Baik
Laporan
bisnis dibuat tidak hanya untuk kepentingan pihak intern saja, tetapi juga
pihak ekstern organisasi. Karena laporan bisnis merupakan dokumen resmi yang
dibaca oleh masyarakat luas, sudah sepantasnya untuk tetap menjaga etika
bisnis.
Di lain
pihak, pembaca akan merasa senang membaca suatu laporan yang mencakup lima hal
berikut :
a. Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima
uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan
bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari
sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih
mudah.
Format,
Gaya, dan Organisasi yang Responsif
Sebelum
menulis, kita harus memutuskan akan menggunakan format surat yang seperti apa
serta gaya penulisan yang bagaimana. Dalam hal ini, ajukan pertanyaan berikut
pada diri sendiri :
a. Siapa
yang Berinisiatif Membuat Laporan?
b. Apa
Subjek yang akan Dimasukkan ke Dalam Laporan?
c. Kapan
suatu Laporan Dibuat?
d. Ke
mana Laporan akan Dikirim?
e. Mengapa
suatu Laporan Dibuat?
f. Bagaimana Sikap Pembaca?
B.
PRESENTASI BISNIS
PERSIAPAN
DASAR PRESENTASI
a. Penguasaan
terhadap topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan
merupakan salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan
kepada audiens dapat mencapai sasaran. Ketidakpastian terhadap materi
yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat penyampaian pesan
kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang
kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan. Oleh karena itu, kuasailah materi
tersebut dengan baik sebelum melakukan presentasi di hadapan audiens.
b. Penguasaan
berbagai alat bantu presentasi dengan baik
Di samping penguasaan materi yang akan
dipresentasikan dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara
mampu memanfaatkan berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan
yang dikehendaki.
Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat
digunakan antara lain: white board, spidol, overhead projector ( OHP ),
transparasi, slide, komputer, bagan, flip chart, video camera, tape, televisi,
VCR, dan LCD Projector.
c. Menganalisis
siapa audiens ( Who, What, Where, When, Why, How )
Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan
baik, maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang
menjadi audiens. Melalui pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya
seperti: apa, siapa, di mana, kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang
pembicara akan dapat mengidentifikasi tentang siapa
sebenarnya audiens yang dimaksud, sehingga seorang pembicara dapat
melakukan berbagai persiapan antisifatif.
d. Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat
mencapai tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan
lingkungan lokasi atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi
bisnis
PENGGUNAAN
ALAT BANTU DALAM PRESENTASI
A. Papan
tulis hitam dan putih (blacboard & whiteboard)
Merupakan
salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat
bantu tsb relatif jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan
seperti lokakarya, briefing, rapat maupun diskusi
B. Flip
Charts
adalah
sebuah papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh.
Apabila lembar kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya
atau menyobeknya.
C. Transparansi
overhead project
nampaknya
merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara.
Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia dan
kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin banyak yg
dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar,
bagan dsb.
D. Papan
tulis elektronik
Papan
tulis elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga
muncul bagian bersih yang baru dan seterusnya
E. Video
cassete recorder (vcr)
Video
cassete recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk
melakukan persentase bisnis . anda dapat merekam berbagai program
pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu sebagai bahan study kasus dalam
format kaset video . kaset video memiliki tiga macam format yaitu : PAL, NTSC,
SECAM
F. PANEL
LCD
Panel
liquid crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer
jenis laptop yakni transparan , untuk dapat beroperasi layar LCD
dihubungkan dengan port monitor bagian belakang komputer yang bertindak seperti
layar komputer dan bertindak seperti layar komputer biasa yang menayangkan data
atau gambar.
G. Proyektor
LCD
Proyektor
LCD (liquid crystal display) merupakan salah satu alat bantu persentasi yang
banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis maupun non bisnis . dalam
perkembangannya , proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami
perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari
produk atau tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD
ini baru dapat berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal
Computer (PC) baik dalam bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun
komputer meja (desktop komputer)
MENGANALISA
AUDIENS
Dalam
menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu menjawab enam
pertanyaan mendasar berikut ini :
1. Siapa
audiensnya?
Analisis
audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang itu berbicara.
2. Apa
yang diinginkan audiens?
Agar
penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang diharapkan, pembicara yang
baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
3. Dimana
melakukan persentasi?
Bagi
pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi dilakukan sangat penting.
4. Kapan
melakukan persentasi?
Seorang
pembicara perlu memperhatikan secara seksama kapan melakukan persentasi
bisnis (rincian mengenai tanggal,bulan hari,dan jam berapa).
5. Mengapa
melakukan persentasi?
Sebelum
melakukan persentasi bisnis,seorang pembicara harus mampu menjawab
pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.
6. Bagaimana
melakukan persentasi?
Seorang
pembicara yang satu dengan pembicara yang lain tentunya memiliki strategi
persentasi bisnis yang berbeda-beda.
Alat
bantu presentasi bisnis cukup banyak variasinya, mulai dari alat bantu
presentasi yang konvensional sampai dengan yang modern atau kontemporer.
Sebelum menggunakan alat bantu presentasi tersebut, sudah selayaknya apabila
seorang pembicara memiliki kemampuan teknis operasional dan melakukan
pemeriksaan sebelum alat bantu presentasi bisnis tersebut digunakan demi
suksesnya suatu presentasi bisnis.
Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain: blackboard, whiteboard, flipcharts, transparansi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD projec tor. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini.
1. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan:
Berbagai alat bantu presentasi bisnis mencakup antara lain: blackboard, whiteboard, flipcharts, transparansi overhead projector, slide, papan tulis elektronik, VCR, panel LCD projec tor. Masing-masing alat bantu presentasi bisnis tersebut memiliki keunggulan dan kelemahan yang dapat dijelaskan berikut ini.
1. Papan Tulis Hitam dan Putih (Blackboard & Whiteboard)
Papan tulis hitam (blackboard) merupakan salah satu alat bantu presentasi yang sudah cukup kuno, sehingga kini alat bantu tersebut relatif jarang digunakan. Selain papan tulis hitam, kini muncul papan tulis putih (whiteboard) yang banyak digunakan di berbagai perkantoran bisnis maupun nonbisnis. Sarana ini cocok untuk kegiatan-kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat rutin, maupun diskusi kelompok. Sarana ini memiliki beberapa keunggulan dan kelemahan sebagai berikut.
Keunggulan:
fleksibilitas
dalam penulisannya;
kemudahan
dalam melakukan koreksi;
dapat
merangkum pendapat peserta maupun pembicara pada saat yang sama.
Kelemahan:
tulisan
tangan sering kali sulit dibaca;
pembicara
menutupi peserta saat menulis;
pembicara
tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;
tersedianya
papan tulis yang sangat terbatas sehingga apabila sudah penuh harus dihapus
dulu;
spidol
sangat mengganggu dan sering mengering sehingga tak dapat dimanfaatkan secara
optimal;
tidak
efektif untuk peserta yang berjumlah lebih dari 15 orang.
2. Flip
Charts
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya.
Flip charts adalah sebuah papan yang dilengkapi dengan lembaran-lembaran kertas berukuran besar. Apabila lembar kertas pertama sudah penuh, pembicara dapat membuka lembar berikutnya yang masih kosong dengan menyibak kertas tersebut atau menyobeknya. Sarana ini juga memiliki beberapa keunggulan dan kelemahannya.
Keunggulan:
fleksibilitas
dalam penulisan;
pembicara
dapat mempersiapkan penulisannya sebelum presentasi;
pembicara
dapat merujuk catatan (lembar kertas) sebelumnya;
biaya
relatif murah;
bisa
diletakkan di mana saja;
Kelemahan:
sukar
dibaca karena keterbatasan tulisan tangan;
pembicara
sering menutupi peserta saat menulis;
pembicara
tidak dapat menulis dan berbicara pada saat yang sama;
mutu
kertas yang jelek dan kemungkinan spidol yang digunakan macet;
biasanya
kertas flip charts hanya digunakan untuk sekali presentasi saja;
muncul
suara berisik ketika mengganti lembar kertas;
tidak
cocok untuk peserta yang lebih dari 20 orang.
3.
Transparansi Overhead Projector
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik.
Keunggulan:
Transparansi OHP nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup populer bagi para pembicara. Di berbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris, Australia, dan Kanada, berdasarkan survei yang dilakukan oleh Genigraphics Corporation tahun 1987, sekitar 57% lembar transparansi dihasilkan dengan mesin fotokopi, dan selalu dibuat dengan mesin ketik atau bahkan teks tulisan tangan. Hanya 29% transparansi yang dibuat dari artwork dan 32% dari grafik komputer. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, semakin banyak orang dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar, bagan dan sejenisnya dengan kualitas hasil yang lebih baik.
Keunggulan:
cepat
dan murah jika menggunakan fotokopi;
dapat
dibuat dengan artwork dengan kualitas tinggi, tetapi biayanya relatif Mahal;
layar
tetap jelas meskipun dalam ruang yang terang;
visual
dapat dioperasikan secara cepat dan mudah diubah meskipun beberapa saat sebelum
presentasi dilakukan;
informasi
dapat ditampilkan secara progresif meskipun secara manual;
overhead
projector umumnya banyak tersedia di berbagai tempat pertemuan atau pelatihan.
Kelemahan:
kualitas
transparansinya jelek jika teksnya ditulis dengan tangan; umumnya hasil
fotokopi adalah hitam dan putih;
pergantian
secara manual sering kali mengganggu pembicara dan mengalihkan pembicaraan;
menimbulkan
distorsi gambar manakala OHP tidak fokus;
kipas
pada OHP sering kali berisik;
transparansi
sangat peka dengan bekas sidik jari dan mudah rusak.
4.
Slide
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi bisnis. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta dapat disimpan dalam disket.
Sekitar tahun 1980-an slide cukup populer bagi alat bantu presentasi bisnis. Slide dapat berupa foto, grafis, atau gabungan keduanya. Kualitas gambar dan tampilan yang disajikan dengan slide ini cukup baik, di samping juga mudah dan ringan membawanya. Dalam perkembangannya, slide yang berukuran 35 mm ini dapat dikombinasikan dengan personal computer (PC) dengan resolusi gambar berkualitas tinggi Berta dapat disimpan dalam disket.
Cara
Melakukan Analisis
Sekarang
Anda sudah tahu aspek-aspek penting yang harus Anda analisis. Selanjutnya Anda
bisa memulai menganalis. Namun ini butuh proses dan butuh strategi yang tepat
supaya semua berjalan sesuai dengan harapan.
Terkait
dengan analisis ini, ada empat strategi yang bisa Anda kembangkan.
1.
Melakukan analisis pribadi
Langkah
ini adalah titik awal untuk analisis audiens Anda. Anda harus dapat
memperkirakan sendiri tentang audiens Anda. Di sini Anda
dapat memulainya dengan melihat dalam kegiatan apa Anda melakukan presentasi.
Karena biasanya orang-orang yang hadir adalah orang-orang yang ada keterkaitan
dengan kegiatan tersebut.
Jika
dalam analisis ini muncul kesenjangan, artinya ada beberapa hal yang belum Anda
ketahui. Ini dapat menjadi target sisa kegiatan analisis audiens Anda. Jadi
kegiatan analisis Anda akan jauh lebih efektif dan efisien.
2.
Wawancara dengan panitia penyelenggara
Wawancara
dengan panitia penyelenggara dapat Anda lakukan apabila Anda menjadi presenter
yang diundang untuk berbicara dalam sebuah kegiatan. Misalnya kegiatan seminar,
pelatihan, kuliah umum atau yang lain. Untuk melaksanakan wawancara Anda bisa membuat
janji untuk bertemu dengan panitia, jika mungkin. Atau bisa juga menghubungi
mereka menggunakan kontak telefon.
3.
Wawancara dengan audiens
Jika
Anda memiliki akses untuk berkomunikasi dengan beberapa audiens, Anda dapat
memanfaatkan ini untuk menggali informasi tentang diri mereka . Tidak harus
semua audiens, cukup 2 atau tiga orang dari audiens Anda. Meskipun ini tidak
dapat memberikan keterangan tentang semua audiens yang akan hadir. Namun ini
tetap akan berguna bagi untuk mempersiapkan presentasi Anda.
Jika
wawancara ini tidak mungkin untuk Anda lakukan jauh hari sebelum presentasi,
Anda bisa memanfaatkan waktu menjelang atau ketika kegiatan presentasi mau
dilakukan. Dalam hal ini Anda memang tidak dapat membuat perubahan besar
untuk konten Anda. tetapi Anda dapat menggunakan beberapa kata kunci atau frase
untuk beradaptasi dengan audiens Anda.
Supaya
dapat memanfaatkan ini dengan baik sebaiknya Anda datang lebih awal, sehingga
Anda punya waktu untuk menyapa audiens serta berinteraksi dengan mereka.
4.
Lakukan pengamatan selama presentasi
Strategi
ini dapat Anda lakukan selama proses presentasi berlangsung. Ini memang tidak
akan merubah apapun dari presentasi Anda, namun ini akan membantu Anda untuk
presentasi berikutnya.
Sebagai
contoh, dalam setiap presentasi pelatihan yang saya lakukan, saya selalu
mencatat pertanyaan-pertanyaan spesifik dari audiens. Pertanyaan-pertanyaan
tersebut membantu saya mengetahui bagian mana dari materi yang perlu saya
tambah, saya kurangi dan saya tekankan. Kemudian dari pengetahuan ini saya
dapat meningkatkan kualitas presentasi saya untuk pelatihan selanjutnya.
MEMPERSIAPKAN
DIRI DAN MENTAL
Demam panggung, gugup,
gerogi, malu berbicara di hadapan publik adalah hal yang biasa terjadi. Namun
bagi pemimpin, baik itu di organisasi besar maupun organisasi kecil, harus bisa
membiasakan diri dengan tampil di depan umum atau setidaknya tahu apa saja yang
harus dilakukan saat tiba-tiba gugup. Berikut ini adalah hal-hal yang biasa
terjadi saat akan melakukan presentasi dan bagaimana caranya agar bisa
dikendalikan:
– Gemetar: tangan dan
mulut yang gemetaran bukanlah disebabkan oleh adanya rasa takut. Itu merupakan
suatu proses homeostatic dari badan yang membuang kelebihan energi. Janganlah
mencoba mengendalikan proses ini dengan mencengkeram mimbar atau memasukan
tangan ke dalam saku. Apabila hal itu terjadi, sebenarnya akan semakin
memperparah masalah. Gunakan kelebihan energi tersebut secara positif dengan
melakukan gerakan tubuh yang termotivasi oleh apa yang sedang disampaikan
kepada audiens. Biarkan gerakan-gerakan itu terjadi secara wjar.
– Bicara terpus-putus:
jika saat presentasi bisnis seorang pembicara kehilangan urutan pemikiran atau
terputus-putus, sebaiknya lepaskan kontak mata dengan audiens, ambil nafas
dalam-dalam, hembuskan nafas secara perlahan-lahan, sambal melihat
catatan-catatan kecil. Selanjutnya, fokuskan perhatian pada apa yang sedang
disampaikan, dan bukannya apa yang terlupakan.
– Mulut kering: jika
pada saat pembicara melakukan presentasi bisnis dan terasa mulut kering,
sebaiknya segera minta disediakan segelas air minum dengan cara langsung atau
tidak langsung. Hindari mengunyah permen atau sejenisnya karena dapat
mengganggu artikulasi (pengucapan kata) dan dapat tertelan tanpa sengaja.
– Ternggorokan
tersumbat: belajarlah menguap diam-diam sambil tundukan kepala, katupkan bibir,
buka bagian belakang tenggorokan, dan Tarik udara masuk lewat hidung. Cara
tersebut merupakan salah satu bentuk latihan untuk melepaskan ketegangan yang
terbentuk dalam tenggorokan.
– Tersengal-sengal:
tundukan kepala dan alihkan focus dari audiens. Lipatkan lengan kiri menyilang
bagian bawah perut, kendurkan bahu, Tarik nafas dalam-dalam ke bagian bawah
perut, dan hembuskan nafas perlahan-lahan lewat bibir.
Sumber:
http://vitaloka09.blogspot.com/2015/04/viii-perencanaan-laporan-bisnis.html http://pengabdianqu.blogspot.com/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html http://belajarkomunikasi.com/pengertian-dan-tahapan-laporan-bisnis http://citramincyza.blogspot.co.id/2011/12/materi-komunikasi-bisnispenulisan-lap.html
C. KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI
Ø KOMUNIKASI LISAN DALAM RAPAT
Di
dalam suatu pertemuan dan dalam suatu rapat setiap anggota atau peserta harus
menyadari posisinya dalam forum tersebut. Tiap peserta hendaknya:
– Mampu
berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan adil namun tidak
kehilangan pendirian.
– Mampu
menjadi komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak memonopoli
pembicaraan.
– Mampu
berkomunikasi secara terbuka, jujur dan bertanggung jawab.
– Mampu
menjadi komunikan yang sangat responsive namun tidak emosional.
– Mampu
mengontrol diri, dan menghindarkan terjadinya debat serta tidak berbicara
bertele-tele.
Ø KOMUNIKASI LISAN DALAM BISNIS
Misalkan dalam suatu wawancara, kita
melakukan komunikasi dengan seorang yang diwawancara. Dalam wawancara tersebut,
ada pihak yang lebih mencondong memberikan pertanyaan. Wawancara biasanya
dilakukan untuk mengumpulkan data yang ingin kita dapat. Ada juga etika dalam
berwawancara, diantaranya adalah memperkenalkan diri terlebih dahulu. Kemudian
kita sampaikan maksud dari wawancara yang kita lakukan. Kita juga harus respect
kepada orang yang kita tanya sehingga ia merasa nyaman. Berikut ini ialah hal
yang perlu diperhatikan ketika melakukan wawancara:
- Gunakan
volume suara yang baik dan terdengar (berbicara tidak terlalu keras).
- Hindari
bahasa menggurui responden.
- Hindari
sikap rakus.
- Fokus
pada lawan bicara.
- Fokus
pada pembicaraan.
- Tidak
boleh memotong pembicaraan.
- Lakukan
verifikasi jika ada kekurangan.
- Hindari
kata-kata kasar (kotor).
- Bersikap
ramah.
- Jangan
menyakiti hati responden.
- Hidari
tatapan yang menyelidik/melotot/clingak-clinguk.
- Ucapkan
terima kasih.
Ø KOMUNIKASI LISAN DALAM
BERNEGOSIASI
Sebagaimana
kita cukup sering mendengar negosiasi diartikan sebagai proses yang melibatkan
upaya seseorang untuk merubah atau tidak merubah sikap dan perilaku orang lain.
Sedangkan pengertian yang lebih terinci menunjukkan bahwa negosiasi merupakan
proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik
dari pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang
berbeda satu sama lain. Negosiasi, baik yang dilakukan oleh seorang pribadi
dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan kelompok (atau
antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki latar
belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan
pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut. Pada hakikatnya
negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya dari pihak yang mela-kukan
negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian untuk memahami latar
belakng, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing, serta kemudian
berusaha untuk saling menyesuaikan diri.
Agar
dalam berkomunikasi lebih efektif dan mengena sasaran dalam negosiasi bisnis
harus dilaksanakan dengan melalui beberapa tahap yakni:
1.
Fact-finding, mengumpulkan fakta-fakta atau data yang berhubungan dengan
kegiatan bisnis lawan sebelum melakukan negosiasi.
2.
Planning/rencana, sebelum bernegosiasi/berbicara susunlah dalam garis besar
pesan yang hendak disampaikan. Berdasarkan kerangka topik yang hendak
dibicarakan rincilah hasil yang diharapkan akan teraih. Berdasarkan pengenalan
Anda terhadap lawan tersebut, perkirakan/bayangkan kemungkinan reaksi penerima
pesan/lawan berbicara terhadap apa yang Anda katakan.
3.
Penyampaian, lakukan negosiasi/sampaikan pesan dalam bahasa lawan/si penerima.
Usahakan gunakan istilah khas yang biasa dipakai oleh lawan negosiasi kita.
Pilihlah kata-kata yang mencerminkan citra yang spesifik dan nyata. Hindari
timbulnya makna ganda terhadap kata yang disampaikan.
4.
Umpan balik, negosiator harus menguasai bahasa tubuh pihak lawan. Dengarkan
baik-baik reaksi lawan bicara. Amati isyarat prilaku mereka seperti: angkat
bahu, geleng–geleng kepala, mencibir, mengaggguk setuju. Umpan balik dapat
untuk mengetahui samakah makna yang disampaikan dengan yang ditangkap lawan
negosiasi bisnis kita.
5.
Evaluasi, perlu untuk menilai apakah tujuan berkomunikasi/negosiasi sudah
tercapai, apakah perlu diadakan lagi, atau perlu menggunakan cara-cara untuk
mencapai hasil yang lebih baik.
Meskipun
pesan yang disampaikan dapat diterima dengan baik, bukan berarti hasil yang
diharapkan akan diperoleh sesuai dengan yang direncanakan semula. Yang sering
terjadi justru perbedaan pandangan terhadap cara penyelesaian masalah antara
pemberi dan penerima pesan. Sehingga diperlukan pembicaraan lebih lanjut, yang
memerlukan perjuangan tersendiri bagi pengirim pesan dalam menyampaikan dan
memenangkan pendapatnya.
Kalau
terjadi adu pendapat antara negosiator dengan pihak lawan maka timbul dorongan
untuk menang. Keinginan untuk menang di satu sisi dengan mengabaikan kekalahan
dipihak lainnya, biasanya sulit tercapai. Untuk itu digunakan strategi
menang-menang (win-win solution). Artinya ada sebagian keinginan kita yang
dikorbankan dengan mengharapkan pihak lawan juga akan mengorbankan hal yang
sama, sehingga kesepakatan di antara kedua belah pihak dapat tercapai.
Sumber:
1.
Nawangsari, Sri. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Gunadarma
2.
Purwanto, Djoko. 1997. Komunikasi Bisnis. Jakarta: Erlangga
3.
Purwanto, Djoko. 2003. Komunikasi Bisnis (2nd ed.). Jakarta: Erlangga.
4.
Purwanto, Djoko. 2011. Komunikasi Bisnis (4th ed.). Jakarta: Erlangga.
D. KOMUNIKASI DALAM TULISAN
§
PENULISAN
KABAR ATAU BERITA
Menulis berita merupakan suatu upaya menyampaikan kabar atau sebuah
informasi mengenai sesuatu hal atau kejadian dalam bentuk tertulis. Seorang
penulis berita yang baik dapat menuliskan sebuah berita dengan lengkap dan
komunikatif, sehingga pembaca berita dapat memahami segala sesuatu yang
disampaikan dalam berita tanpa kesulitan dan tanpa adanya kesalahan
tafsir. Apakah semua peristiwa dapat atau layak untuk dijadikan sebuah
berita? Seorang penulis berita akan memilih mana peristiwa atau perihal yang
layak untuk dijadikan berita. Hal pertama yang harus kalian lakukan untuk
meliput peristiwa tersebut menjadi sebuah berita adalah mencatat semua
informasi berkaitan dengan unsur-unsur kelengkapan berita. Adapun kelengkapan
dalam sebuah berita meliputi unsur-unsur pertanyaan (5W+1H) apa, siapa,
kapan, di mana, mengapa, dan bagaimana, terkait isi berita.
§ PENULISAN PESAN PESAN PERSUASIF
Persuasif merupakan suatu usaha mengubah sikap,
kepercayaan, atau tindakan audiens untuk mencapai suatu tujuan. Secara
sederhana, persuasif yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan suatu
pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa
mempunyaipilihan dan membuat mereka setuju. Penyampaian pesan – pesan persuasif
dapat diterapkan untuk kepentingan internal dan eksternal.
Didalam suatu organisasi, pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk
menjual ide/gagasan kepada orang lain, memberi saran agar prosedur
operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu dukungan untuk kegiatan
tertentu, dan untuk meminta bantuan dana bagi pembiayaan suatu proyek
tertentu.
1.
Analisis Audien
Penyampaian
pesan – pesan persuasif yang terbaik adalah dengan cara menghubungkan suatu
pesan dengan minat dan hasrat audiens. Untuk mengakomodasikan perbedaan
individual, analisis audiens anda dan kemudian susunlah suatu pesan yang dapat
menjadi daya tarik bagi kebutuhan mereka.
2.
Pertimbangan Perbedaan Budaya
Pemahaman
terhadap perbedaan budaya yang ada bukan saja akan membantu dalam memuaskan
kebutuhan audiens, tetapi juga akan membantu bagaimana mereka respek terhadap
anda.
3.
Memilih Pendekatan
Organisasional
Dalam
hal ini, kita dapat menggunakan pendekatan organisasional tak langsung dalam menyampaikan
pesan – pesan persuasif. Akan tetapi jika audiens adalah objektif, atau jika
kita tahu bahwa mereka suka mendengan pesan yang disampaikan secara langsung,
maka bisa menggunakan pendekatan operasional langsung
§ KORESPONDENSI ( SURAT MENYURAT)
Korespondensi adalah kegiatan penyampaian pesan berupa surat antara
pihak-pihak yang terkait didalamnya baik itu mengatasnamakan instansi ataupun
perseorangan. Korespondensi dapat juga disebut sebagai kegiatan surat menyurat.
Sedangankan untuk pihak yang terkait disebut dengan koresponden. Salah satu
media yang digunakan dalam korespondesi ialah surat. Surat ialah sarana
penyampaian pesan dari pengirim kepada penerima secara tertulis dan memiliki
prosedur tersendiri dalam penulisannya. Surat memiliki peranan penting dalam
menciptakan hubungan antara pihak-pihak terkait. Untuk itu, penulisan surat
haruslah sesuai dengan kaidah-kaidah yang berlaku baik dari segi bahasanya
maupun dari segi tata letaknya.
Ciri-ciri Surat :
1.
Pesannya berupa tulisan
2.
Terdapat isi pesan yang menjadi pokok
pembicaraan
3.
Penulisannya mengikuti aturan tertentu
4.
Gaya bahasa sesuai dengan jenis surat
5.
Terdapat informasi mengenai pihak yang
terkait
Fungsi Surat :
1.
Sebagai penyampai pesan
2.
Sebagai wakil atau delegasi pengirim
3.
Sebagai pedoman atau petunjuk suatu hal
4.
Sebagai bukti tertulis
5.
Sebagai alat pengingat
6.
Sebagai dokumen penting
Bagian-bagian Surat :
Bagian surat tidaklah sama semua, karena setiap jenis surat memiliki
bagian-bagiannya sendiri. Namun ada beberapa bagian yang umumnya ada dalam
sebuah surat. Bagian tersebut ialah:
1.
Informasi pengirim atau kop surat
2.
Atribut surat (tanggal, nomor, dan
perihal surat)
3.
Penerima surat
4.
Alamat tujuan surat
5.
Pembuka surat
6.
Isi surat
7.
Penutup surat
8.
Identitas pengirim (tanda tangan, nama
lengkap, dan jabatan)
9.
Tambahan (lampiran, tembusan dan
pengonsep)
Sumber:
Firman, Akbar. Penulisan Pesan-Pesan Persuasif. retrieved 26 May 2016
from http://www.infokekinian.com/penulisan-pesan-pesan-persuasif-makalah-komunikasi-bisnis/
;;
Subscribe to:
Postingan (Atom)
