Senin, 23 Oktober 2017
KOMUNIKASI BISNIS
Komunikasi adalah suatu proses penyampaian dan penerimaan pesan atau informasi
diantara dua orang atau lebih dengan harapan terjadinya pengaruh yang positif
atau menimbulkan efek tertentu yang diharapkan. Dalam ilmu ekonomi, bisnis adalah
suatu organisasi yang menjual barang atau jasa kepada konsumen atau bisnis
lainnya, untuk mendapatkan laba. Secara historis kata bisnis dari bahasa
Inggris business, dari kata dasar busy yang berarti “sibuk” dalam konteks
individu, komunitas, ataupun masyarakat. Dalam artian, sibuk mengerjakan
aktivitas dan pekerjaan yang mendatangkan keuntungan.
Cakupan / Ruang
Lingkup Komuikasi Bisnis :
Ada lima
komponen yang penting untuk diperhatikan dalam proses komunikasi, yaitu :
- Pengirim pesan (sender atau komunikator).
- Pesan yang dikirimkan (message).
- Bagaimana pesan tersebut disampaikan (delivery channel atau media).
- Penerima pesan (receiver atau komunikan.
- Umpan balik (feedback) atau effect.
Peranan
Komunikasi dalam Bisnis
Keberhasilan komunikasi di dalam suatu organisasi
akan ditentukan oleh kesamaan pemahaman antar orang yang terlibat dalam
kegiatan komunikasi. Kesamaan pemahaman ini dipengaruhi oleh kejelasan pesan,
cara penyampaian pesan, perilaku komunikasi, dan situasi komunikasi. Komunikasi
organisasi biasanya menggunakan kombinasi cara berkomunikasi (lisan, tertulis
dan tayangan) yang memungkinkan terjadinya penyerapan informasi dengan lebih
mudah dan jelas.
Jenis Jenis Komunikasi
1.
Jenis
jenis komunikasi menurut cara penyampaianya
2. Jenis jenis komunikasi
menurut kelangsunganya
3. Jenis jenis
komunikasi menurut maksudnya
4. Jenis jenis
komunikasi menurut ruang lingkupnya
5. Jenis jenis
komunikasi menurut aliran informasi
6. Jenis jenis
komunikasi menurut jaringan kerja
7. Jenis jenis
komunikasi menurut peranan individu
8. Jenis jenis
komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi
Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis
KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI
- Dalam bidang sosial keuntungan
kemajuan teknologi komunikasi yang cepat dapat mempermudah komunikasi antara
suatu tempat dan tempat yang lain.
-Dalam Bidang Pendidikan:
1. Informasi yang
dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk kepentingan pendidikan.
2. Inovasi dalam
pembelajaran semakin berkembang dengan adanya inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses
pendidikan.
3. Kemajuan TIK juga
akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau
kelas yang berbasisteleconference yang tidak
mengharuskan sang pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
4. Sistem administrasi
pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah dan lancar karena penerapan
sistem TIK.
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
PROSES
PENYUSUNAN PESAN
Menyusun
pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah dibaca, dan mudah dipahami
memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif, diperlukan pemahaman
terhadap proses penyusunan pesan bisnis.
Pengorganisasian
dan Revisi pesan pesan bisnis
Pengorganisasian
dengan menggunakan outline
Pada dasarnya, untuk mencapai pengorganisasian yg baik
diperlukann 2 proses tahapan, yg pertama yaitu pendefinisian dan penggolongan
ide2, lalu selanjutnya ialah penetapan urutan ide2 dengan perencanaan
organisasional yg terpilih secara hati2.
Jenis Jenis Komunikasi
Jenis jenis
komunikasi menurut cara penyampaianya
- Komunikasi lisan : Yang dimaksudkan dengan komunikasi lisan adalah komunikasi yang terjadi secara langsung dan tidak dibatasi oleh jarak, yang artinya komunikasi bentuk ini dilakukan antara kedua belah pihak secara bertatap muka.
- Komunikasi tertulis : Komunikasi tertulis adalah salah satu bentuk komunikasi yang berupa tulisan, komunikasi ini biasanya berupa:
- Dibuat dalam bentuk surat dan dipergunakan untuk menyampaikan suatu berita yang singkat, jelas, dan dipandang perlu untuk ditulis dengan maksud tertentu.
- Naskah, naskah biasanya dipergunakan untuk mengirim berita yang sifatnya komplek.
- Balngko- blangko, dipergunakan untuk mengirimkan suatu berita dalam bentuk daftar.
- Gambar dan foto, komunikasi bentuk ini biasanya karena hal yang ingin disampaikan tidak dapat dilukiskan dengan kata-kata atau kalimat.
- Spanduk, spanduk biasanya digunakan untuk menyampaikan sebuah informasi massa yang sasaranya adalah orang banyak.
Jenis jenis
komunikasi menurut kelangsunganya
Dalam sebuah
proses komunikasi yang dilakukan oleh dua orang ataupun lebih, dapat diketahui
interaksi antara kedua belah pihak atau lebih tersebut sebagai mana berikut:
- Komunikasi langsung : Proses komunikasi langsung maksudnya adalah bahwa komunikasi yang dilakukan tanpa bantuan, campur tangan, perantara pihak lain ataupun media komunikasi serta tidak dibatasi oleh jarak.
- Komunikasi tidak langsung : Komunikasi tidak langsung dilakukan melalui perantara, baik itu pihak ketiga atau bantuan alat-alat komunikasi lainnya.
Jenis jenis
komunikasi menurut perilakunya
Komunikasi dipelari
oleh manusia melalui proses kehidupannya, melaui belajar, bersosial dan lain
sebagainya yang tentunya akan secara otomatis dipengaruhi oleh perilaku dan
posisi seseorang didalam masyarakat, berikut merupakan jenis komunikasi menurut
perilakunya:
- Komunikasi formal : Komunikasi formal biasanya terjadi dalam suatu organisasi, komunikasi seperti ini biasanya sudah mempunyai aturan dan tata caranya sendiri menurut rules dari organisasi atau perusahaanya.
- Komunikasi informal : Komunikasi informal terjadi dalam suatu oraganisasi yang tidak ditentukan dalam struktur organisai dan tidak dapat pengakuan resmi yang juga tidak berpengaruh terhadap kepentingan organisasi yang bersangkutan, misalnya adalah obrolan antar teman, desa-desus dan lain sebagainya.
- Komunikasi nonformal : Komunikasi nonformal adalah komunikasi yang terjadi antara bersifat formal dan informal, yaitu komunikasi yang bertujuan dengan pelaksanaan tugas pekerjaan organisasi.
Jenis jenis
komunikasi menurut maksudnya
Menurut
maksud dilakukanya komuniksi ada beberapa komunikasi yang jika diperhatikan
dilakukan dengan maksud tertentu dari yang menyampaikan informasi,
inisiatif komunikator menjadi suatu penentu diantaranya adalah:
- Pidato
- Ceramah
- Wawancara
- Memberi tugas atau perintah
Jenis jenis
komunikasi menurut ruang lingkupnya
Ruang
lingkup terjadinya komunikasi merupakan batasan jenis komunikasi yang sedang
dilakukan. Maka dalam komunikasi menurut ruang lingkup dapat dibedakan sebagai
berikut :
- Komunikasi Internal.
Komunikasi
yang berlangsung dalam ruang lingkup atau lingkungan organisasi atau perusahaan
yang terjadi diantara anggota organisasi atau perusahaan tersebut saja
(komunikasi yang dilakukan orang dalam). Didalamnya komunikasi internal dibagi
lagi menjadi 3 macam yaitu:
- Komunikasi vertikal
- Komunikasi horizontal, dan
- Komunikasi diagonal
- Komunikasi Eksternal.
Komunikasi
eksternal merupakan komunikasi yang berlangsung antara organisasi kepada pihak
masyarakat yang ada di luar organissi atau perusahaan tersebut.
Komunikasi
dengan pihak luar dapat berbentuk :
- Eksposisi, pameran, promosi, publikasi, dan sebagainya.
- Komperensi pers
- Siaran televise, radio, dan sebagainnya.
- Bakti social, pengabdian pada masyarakat, dan sebagainnya.
Komunikasi
eksternal dimaksudkan untuk mendapatkan pengertian, kepercayaan, bantuan dan
kerjasama dengan masyarakat luas sehingga pihak yang berkepentingan dapat
berkontribusi terhadap perusahaan sekaligus daerahnya.
Jenis jenis
komunikasi menurut aliran informasi
Komunikasi
yang didasarkan menurut aliran informasi dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi satu arah, yaitu merupakan komunikasi yang berlangsung dari satu pihak saja.
- Komunikasi dua arah, yaitu merupakan komunikasi yang bersifat timbale balik, dalam hal ini komunikasi diberi kesempatan untuk memberikan respons atau feedbeck kepada komunikatornya.
- Komunikasi ke atas yaitu merupakan komunikasi yang terjadi dari bawahan kepada atasan
- Komunikasi ke bawah, yaitu meruakan komunikasi yang terjadi dari atasan kepada bawahan.
- Komunikasi kesamping, yaitu merupakan komunikasi yang terjadi diantara orang yang memiliki kedudukan sejajar. Dengan demikian arah informasi tersebut akan dianut sebagai bentuk interaksi komunikasinya.
Jenis jenis
komunikasi menurut jaringan kerja
Di dalam
sebuah organisasi atau perusahaan komunikasi akan dapat terlaksana
menurut sistem yang ditetapkanya dalam jaringan kerja yang dinanungi.
Komunikasi menurut jaringan kerja ini dapat dibedakan menjadi
- Komunikasi jaringan kerja rantai : Komunikasi terjadi menurut saluran hirarchi organisasi dengan jaringan komando sehingga mengikuti pola komunikasi formal.
- Komunikasi jaringan kerja lingkaran : Komunikasi terjadi melalui saluran komunikasi yang berbentuk seperti lingkaran.
- Komunikasi jaringan bintang : Komunikasi yang terjadi melalui satu sentral dan saluranya yang dilalui lebih pendek.
Jenis jenis
komunikasi menurut peranan individu
Komunikasi
yang dilakukan seseorang atau individu kepada pihak-pihak lain baik secara
kelompok maupun secara individual. Dalam komunikasi ini peranan individu sangat
mempengaruhi keberhasilan proses komunikasinya. Ada beberapa macam antara lain
:
- Komunikasi antara individu dengan individu yang lain
- Komunikasi antara individu dengan lingkungan yang lebih luas
- Komunikasi antara individu dengan dua kelompok atau lebih
Jenis jenis
komunikasi menurut jumlah pelaku dalam komunikasi
Komunikasi
yang selalu terjadi diantara sesama manusia baik individu maupun kelompok.
Jumlah dari orang yang berkomunikasi akan mempengaruhi proses komunikasi itu
sendiri, disamping sifat dan tujuan komunikasi itu dilaksanakan. Untuk itu
dapat dibedakan sebagai berikut :
- Komunikasi perseorangan : Komunikasi yang terjadi secara perseorangan atau individual antara pribadi dengan pribadi tentang permasalahan yang bersifat pribadi juga.
- Komunikasi kelompok : Komunikasi yang berlangsung dalam suatu kelompok atau group tentang masalah-masalah yang menyangkut kepentingan banyak orang dalam kelompok.
Sumber :
https://ilmuseni.com/dasar-seni/jenis-jenis-komunikasi
Teknologi Informasi Dalam Komunikasi Bisnis
A. KEUNTUNGAN MENGUASAI TEKNOLOGI INFORMASI
- Dalam bidang sosial keuntungan kemajuan teknologi komunikasi yang
cepat dapat mempermudah komunikasi antara suatu tempat dan tempat yang lain.
-Dalam Bidang Pendidikan:
1. Informasi yang dibutuhkan akan semakin cepat dan mudah di akses untuk
kepentingan pendidikan.
2. Inovasi dalam pembelajaran semakin berkembang dengan adanya
inovasi e-learning yang semakin memudahkan proses
pendidikan.
3. Kemajuan TIK juga akan memungkinkan berkembangnya kelas virtual atau kelas yang berbasisteleconference yang tidak mengharuskan sang
pendidik dan peserta didik berada dalam satu ruangan.
4. Sistem administrasi pada sebuah lembaga pendidikan akan semakin mudah
dan lancar karena penerapan sistem TIK.
- Dalam Bidang Ekonomi :
1. Semakin maraknya penggunaan TIK akan semakin membuka lapangan pekerjaan.
2. Bisnis yang berbasis TIK atau yang biasa disebut e-commerce dapat mempermudah transaksi-traansaksi
bisnis suatu perusahaan atau perorangan
3. Dengan fasilitas pemasangan iklan di internet pada situs-situs tertentu
akan mempermudah kegiatan promosi dan pemasaran suatu produk.
- Dalam Bidang Pemerintahan :
1. Tenologi Informasi dan Komunikasi yang dikembangkan dalam pemerintahan
atau yang disebut e-government membuat masyarakat semakin mudah dalam
mengakses kebijakan pemerintah sehingga program yang dicanangkan
pemerintah dapat berjalan dengan lancar.
2. e-government juga dapat mendukung pengelolaan pemerintahan yang lebih efisien,
dan bisa meningkatkan komunikasi antara pemerintah dengan sektor usaha dan
industri.
3. Masyarakat dapat memberi masukan mengenai kebijakan-kebijakan yang
dibuaat oleh pemerintah sehingga dapat memperbaiki kinerja pemerintah.
B. PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM KOMUNIKASI
BISNIS
Bidang Teknologi Informasi memberi prospek
pada bangsa Indonesia yang tengah dilanda krisis ekonomi. Persaingan bisnis
yang semakin ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun
kembali strategi dan taktik bisnisnya. Jika dilihat lebih mendalam, ternyata
esensi dari persaingan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan dapat
mengimplementasikan proses penciptaan produk dan atau jasanya secara lebih
murah, lebih baik, dan lebih cepat dibandingkan dengan pesaing bisnisnya.Saat
ini penerapan teknologi informasi dan komunikasi diperlukan dalam dunia bisnis
sebagai alat bantu dalam upaya memenangkan persaingan. Penerapan Teknologi
Informasi yang dilakukan dikategorikan sebagai berikut :
1. Aplikasi Teknologi Informasi yang menjadi landasan
dari berbagai aplikasi lain yang ada di dalam Perusahaan antara lain sistem
operasi, basis data, network management dan lain-lain.
2. Aplikasi yang sifatnya mendasar (utility) yaitu
aplikasi Teknologi Informasi yang dipergunakan untuk berbagai urusan utilisasi
sumber daya Perusahaan anatara lain sistem penggajian, sistem akuntansi &
keuangan dan lain-lain.
3. Aplikasi Teknologi Informasi yang sesuai dengan
kebutuhan spesifik perusahaan terutama yang berkaitan dengan proses penciptaan
produk/jasa yang ditawarkan.Pemanfaatan Teknologi Informasi yang dilakukan
dalam menunjang kegiatan operasional perusahaan meliputi bidang-bidang sistem
informasi akuntansi dan keuangan, sistem informasi properti, sistem informasi
forwarding, sistem informasi pergudangan, sistem informasi sdm, sistem
informasi poliklini, aplikasi audit internal (pengawasan spi), sistem
persediaan atk/cetakan, sistem inventarisasi peralatan kantor, sistem
electronic data interchange (edi) untuk pengiriman dokumen, website dan
intranet, dan sebagainya.
Salah satu yang paling menonjol perubahan
yang terjadi dalam lingkungan bisnis adalah pengenalan e-commerce. E-commerce
menyediakan kesempatan bagi organisasi menakjubkan untuk memperluas seluruh
dunia pada biaya kecil. E-commerce adalah hanya didefinisikan sebagai
pembelian, penjualan, dan bertukar produk, jasa, dan informasi melalui jaringan
komputer, terutama internet. Manfaat dan dampak e-commerce telah membawa tidak
hanya untuk organisasi, tetapi pelanggan dan masyarakat.
C. PENGARUH
PEMANFAATAN TEKNOLOGI INFORMASI DALAM PENGAMBILAN KEPUTUSAN BISNIS
Teknologi sistem informasi banyak dimanfaatkan bagi pengguna yang sangat
berpengaruh terhadap jalannya suatu organisasi atau dalam perusahaan. Teknologi
sistem informasi dalam organisasi bisnis menjadi penting artinya berkaitan
dengan ketepatan waktu dan kebenaran penyediaan informasi yang dibutuhkan
pemakai. Perkembangan sistem informasi tersebut perlu didukung banyak faktor
yang diharapkan dapat memberikan kesuksesan bagi sistem informasi itu sendiri
yang tercermin dari kepuasan user sebagai pengguna sistem informasi tersebut.
Sistem informasi tidak hanya sebagai alat pengolahan data melainkan digunakan
untuk mengetahui lebih cepat timbulnya permasalahan dalam organisasi.
Sistem informasi adalah salah satu cara agar organisasi bisnis dapat
memberikan keunggulan kompetitif. Teknologi informasi merupakan sumber daya
keempat setelah sumber daya manusia, sumber daya uang, sumber daya mesin yang
digunakan untuk membentuk dan mengoperasikan perusahaan. Teknologi informasi
dalam organisasi akan membantu penyediaan informasi dalam pengambilan keputusan
seorang manajer dalam suatu perusahaan dengan cepat. Sistem informasi tersebut
digunakan untuk meningkatkan kinerja individual dalam organisasi bisnis yang
pastinya juga akan meningkatkan kerja organisasi. Teknologi sistem informasi
saat ini memainkan peranan penting dalam mendukung pengambilan keputusan oleh
manajemen dalam pengevaluasian. Dimana evaluasi tersebut berguna dalam membantu
tercapainya keberhasilan atas pengembangan sistem informasi.
Keberhasilan suatu sistem informasi tergantung pada kemudahan dan
pemanfaatan pemakai sistem terhadap teknologi yang ada dalam sistem karena
teknologi akan membantu individu dalam menyelesaikan tugasnya. Suatu hal yang
amat penting diperhatikan oleh perilaku bisnis dalam merapkan teknologi
informasi adalah sejauh mana keberhsilan sistem tersebut membawa dampak positif
dalam peningkatan kinerja baik individual maupun organisasi secara keseluruhan.
Penerapan teknologi informasi dalam sistem informasi perusahaan atau
organisasi harus dipertimbangkan dari sisi efisiensi dan keefektifan serta
pemanfaatan dari pemakaian teknologi informasi tersebut. Untuk mengukur
seberapa besar manfaat atau pengaruh teknoligi sistem informasi dalam suatu
perusahaan atau organisasi diperlukan suatu evaluasi untuk memberikan gambaran
keberhasilan sistem itu sendiri. Evaluasi yang dilakukan terhadap teknologi
sistem informasi bermula dari pemakai. Karena pemakai dapat berasumsi mengenai
teknologi sistem informasi yang dibutuhkan sesuai dengan kemampuan dan sesuai
dengan kebutuhannya.
Teknologi informasi telah membawa perubahan mendasar pada struktur,
operasi dan manajemen organisasi. Penggunaan teknologi dalam organisasi akan
mendukung kegiatan untuk meningkatkan produktivitas, mengurangi biaya
operasional, meningkatkan pengambilan keputusan, meningkatkan hubungan terhadap
konsumen atau pelanggan, serta mengembangkan aplikasi strategi baru. Tidak
jarang ditemukan teknologi yang diterapkan dalam sistem informasi sering tidak
tepat atau tidak dimanfaatkan secara maksimal oleh pemakai sistem sehingga
penerapan sistem informasi kurnag memberikan manfaat dalam peningkatan kinerja
individual. Jika evaluasi pemakai atas teknologi cocok dengan kemampuan dan
tuntutan dalam tugas pemakai, maka akan memberikan dorongan pemakai untuk
memanfaatkan teknologi sistem informasi.
Sumber
:
http://everythingisrachma.blog.com/2015/05/04/komunikasi-bisnis-minggu-3-bab-v/
PERENCANAAN PESAN-PESAN BISNIS
I. PROSES PENYUSUNAN PESAN
Menyusun pesan bisnis yang menarik perhatian, mudah
dibaca, dan mudah dipahami memerlukan kreativitas. Agar pesan bisnis efektif,
diperlukan pemahaman terhadap proses penyusunan pesan bisnis. Proses penyusunan
pesan bisnis umumnya terdiri atas tiga tahap sederhana, yaitu :
- Perencanaan Pesan
Dalam tahap ini, ditentukan hal – hal yang mendasar
dari suatu pesan yang akan dikomunikasikan. Secara rinci, tahap perencanaan
tersebut meliputi :
- Penentuan tujuan
- Analisis audiens
- Penentuan ide pokok
- Pemilihan saluran dan media
2. Penyusunan Pesan
Setelah tahap perencanaan, selanjutnya ide/gaasan
dituangkan ke dalam pesan tertulis. Tahap itu meliputi dua kegiatan, yaitu :
- Mengorganisasikan pesan
- Memformulasikan pesan
3.Revisi Pesan
Pesan yang telah disusun dikaji ulang untuk memastikan
apakah ide/gagasan yang diungkapkan sudah memadai. Berbagai kegiatan pada tahap
revisi pesan adalah :
- Menyunting pesan
- Menulis ulang
- Memproduksi pesan
- Mencetak pesan
II. PENENTUAN TUJUAN BISNIS
Pesan bisnis dapat menciptakan nilai tambah bagi
perusahaan. Pesan-pesanyang di sampaikan kepada pihak lain hendaknya mampu
menjaga danmeningkatkan citra perusahaan. Untuk dapat menciptakan good will,
setiap pesan bisnis hendaknya memiliki tujuan yang jelas, dapat di ukur, dan
tidak bertentangan dengan tujuan organisasi.
Ada tiga tujuan unum komunikasi bisnis, yaitu :
- Memberi informasi (informing)
Tujuan pertama dalam komunikasi bisnis adalah
memberikan informasi yang berkaitan dengan dunia bisnis kepada pihak lain.
Sebagai contoh, seorang pemimpin suatu perusahaan membutuhkan bebebrapa pegawai
baru yang akan di tempatkan sebagai staf adminitrasi di kantor- kantor cabang
yang ada.
- Membujuk atau persuasi (persuading)
Tujuan kedua komunikasi bisnis adalah memberikan
persuasi kepada pihak lain agar apa yang disampaikan dapat dipahami dengan baik
dan bener. Hal ini sering dilakukan, terutama yang berkaitan dengan negosiasi
antara seseorang dengan orang lain dalam bisnis.
- Melakukan kerjasama atau kolaborasi (kolaborating)
Tujuan ketiga dalam komunikasi bisnis adalah melakukan
kolaborasi atau kerjasama bisnis antara seseorang dengan orang lain. Malalui jalinan
komunikasi bisnis tersebut seseorang dapat dengan mudah melakukan kerjasama
bisnis, baik dengan perusahaan domestik maupun perusahaan asing.
III. ANALISIS PENERIMA PESAN
Analisis terhadap audiens sangat perlu dilakukan,
audiens dalam studi komunikasi bisa individu ataupun organisasi. Audiens
biasanya memiliki pemahaman yang berbeda-beda atas pesan yang mereka terima.
A. Mengembangkan Profil Audiens
Analisis terhadap Audiens yang sudah dikenal biasanya
relatif lebih mudah dilakukan tanpa harus melalui penelitian yang rumit.
Demikian juga, reaksi atas pesan yang dikrim kepada orang yang sudah dikenal
pada umumnya bisa diperkirakan.
B. Mengenali penerima primer
Apabila penerima terdiri dari beberapa orang, perlu
dikenali orang-orang terpenting yang berpengaruh atau bertindak sebagai
pengambil keputusan.
C. Menetapkan jumlah dan komposisi
audiens
Jumlah penerima juga memengaruhi pesan bisnis. Menulis
pesan bisnis yang ditujukan hanya kepada satu orang akan berbeda dengan pesan
bisnis yang ditujukan kepada banyak orang.
D. Mengukur Tingkat Pemahaman
Audiens
Apabila penerima memiliki latar belakang yang sama
pengirim , maka pada umumnya mereka dianggap memiliki pemahaman yang relatif
sama terhadap suatru pesan.
E. Memperkirakan reaki penerima
Cara mengorganisasikan pesan sangat tergantung pada
reaksi yang diperkirakan akan dilakukan oleh penerima.
F. Memenuhi Kebutuhan Informasi
Audiens
Pesan yang baik akan mampu memenuhi semua pertanyaan
penerima . Memenuhi kebutuhan informasi penerima merupakan salah satu kunci
sukses pesan bisnis. Ada lima pedoman yang perlu diperhatikan agar pesan bisnis
mampu memenuhi kebutuhan informasi audiens, yaitu :
- Temukan apa yang ingin diketahui audiens
- Antisipasi pertanyaan yang tidak diungkapkan
- Berikan semua informasi yang diperlukan oleh audiens
- Pastikan bahwa informasi yang diberikan akurat
- Tekankan gagasan yang paling menarik bagi audiens.
G. Memuaskan kebutuhan emosional dan
praktis Audiens
Pesan yang bbertujuan membujuk dan bekerja sama
seringkali gagal mengubah keyakinan atau perilaku audiens. Hal penting yang
harus diingat bahwa pesan bisnis disampaikan kepada audiens yang juga melakukan
kegiatan bisnis. Untuk mencapai tujuan komunikasi, diupayakan agar pesan bisnis
menggunakan pendekatan emosional audiens, terstruktur, rasional, serta disusun
dengan format yang menarik.
IV. PENENTUAN IDE POKOK
Setiap pesan bisnis mempunyai tema pokok (main theme)
yaitu rumusan pokok pembicaraan (topik) beserta tujuan yang ingin dicapai
melalui topik tersebut. Namun perlu diperhatikan bahwa antara ide pokok dan
topik itu merupakan hal yang berbeda. Topik merupakan subyek yang lebih luas.
Sedangkan ide pokok merupakan pernyataan tentang suatu topik yang menjelaskan
isi dan tujuan dari topik tersebut.
Cara yang dapat digunakan untuk menentukan ide pokok :
A. Brainstorming
Brainstorming adalah suatu cara menentukan ide pokok
dengan membiarkan pikiran secara leluasa untuk mencari berbagai kemungkinan ide
pokok, mempertimbangkan tujuan, audience, dan fakta yang ada. Beberapa teknik
brainstorming yang dapat digunakan:
- Storyteller’s Tour
Hidupkan tape recorder, dan telaah pesan – pesan yang
disampaikan. Fokuskan pada alasan berkomunikasi, poin utama nada, rasionalitas,
dan imlikasi bagi penerima. Dengarkan dengan teliti, dan berlatihlah, sehingga
ide pokok dari pesan dapat ditemukan dengan mudah.
- Random List
Tulis segala sesuatu yang ada dalam pikiran di atas
kertas kosong. Selanjutnya, pelajari hubungan antara ide – ide tersebut.
Bagilah mereka ke dalam kelompok – kelompok, dan temukan poin yang penting dan
yang tidak penting.
- Conclusions, Findings, Recommendations (CPR) Worksheet
Jika subjek yang dibahas mencakup pemecahan maslah,
gunakanlah suatu worksheet yang akan membantu menjelaskan hubungan antara
temuan (findings), kesimpulan (conclusions) dan rekomendasi (recommendation)
yang akan diberikan.
- Journalistic Approach
Pendekatan jurnalistik memberikan poin yang baik
sebagai langkah awal menentukan ide pokok. Jawaban terhadap siapa, apa, kapan,
di mana, dan bagaimana uang biasanya diajukan dalam pendekatan jurnalistik,
akan dapat menjelaskan ide pokok presentasi.
- Question and Answer Chain
Pendekatan yang paling baik adalah melihat dari sisi
perspektif audience
B. Petunjuk atasan
Penentuan ide pokok dapat dilakukan dengan meminta
petunjuk dari atasan. Ini banyak terjadi pada perusahaan dengan sistem
senioritas dan desentralisasi. Namun cara ini dapat menyita waktu manajer hanya
untuk pekerjaan yang sebenarnya dapat didesentralisasikan.
C. Kebiasaan
Cara yang ketiga dalam menentukan ide pokok adalah
berdasar kebiasaan. Apabila perusahaan menghadapi situasi yang sama atau
relatif sama, maka akan digunakan suatu ide pokok tertentu. Cara ini mempunyai
keterbatasan, yaitu hanya untuk yang situasinya sama atau relatif sama saja.
V. SELEKSI SALURAN DAN MEDIA
Pesan-pesan bisnis harus sesuai dengan situasi yang
ada. Ide-ide dapat disampaikan melalui dua saluran, yaitu saluran lisan dan
tertuis. Pilihan mendasar antara berbicara atau menulis tergantung pada tujuan
atau maksud pesan, audiens dan karakteristik dari kedua saluran komunikasi
tersebut.
Saluran komunikasi lisan
Komunikasi lisan merupakan saluran yang palinhg banyak
di gunakan dalam bisnis, komunikasi itu antara lain, percakapan antara dua
orang secara langsung (tatap muka), melalui telpon, wawancara, pidato, seminar,
pelatihan, dan presentasi bisnis. Saluran itu di sukai karna sederhana,
spontan, nyaman, praktis, ekonomis dan memiliki kemampuan yang lebih tinggi
dalam memberikan umpan balik (feed back).
Saluran komunikasi tertulis
Pesan-pesan tertulis dalam bisnis di buat dalam
berbagai bentuk, misalnya surat, memo, proposal, dan laporan. Pilihan kata
dalam pesan tertulis duilakukan dengan hati-hati untuk mempertahankan nada
sopan dan bersahabat, kekurangannya adalah umpan balik secara langsung yang
tidak bias di peroleh dengan waktu cepat.
Komunikasi Lisan :
- Anda menginginkan umpan balik segera dari audiens..
- Pesan anda relative sederhana dan mudah di mengerti .
- Anda tidak memerlukan catatan permanan
- Anda dapat mengumpulkan audiens lebih mudah atau ekonomis.
- Anda menginginkan interaksi dalam memecahkan masalah.
Komunikasi Tertulis :
- Anda tidak memerlukan unpan balik segera.
- Pesan anda sangat rinci, komplek, dan memerlukan perencanaan yang hati-hati.
- Anda memerlukan catatan permanen.
- Anda ingin mencapai audiens yang luas.
- Anda ingin mengurangi distorsi penyampaian pesan.
Media pada saluran lisan :
- Percakapan tatap muka (pidato, rapat, seminar, konferensi)
- Telepon, voice mail
- Radio, televisi, Computer
- Pita audio dan video
- Teleconference
- Video conference
Media pada saluran tertulis :
1.Surat, memo, laporan, proposal
- Elektronik mail / email
- Telepon (sms)
- Computer
- Faks
- Telegram
- Pos biasa dan khusus
SUMBER :
Pengorganisasian dan Revisi pesan pesan bisnis
- Pengorganisasian dengan menggunakan outline
Pada dasarnya, untuk mencapai
pengorganisasian yg baik diperlukann 2 proses tahapan, yg pertama yaitu
pendefinisian dan penggolongan ide2, lalu selanjutnya ialah penetapan urutan
ide2 dengan perencanaan organisasional yg terpilih secara hati2.
1. Mendefinisikan dan mengelompokkan
ide-ide
Dengan
memmutuskan apa ya harus dikatakan adalah masalah mendasar yg harus dipecahkan
oleh setiap komunikator. Apabila sebuah materi yg disajikan kurang begitu baik,
atau tidak memiliki suaatu gaya yg menarik, fakta yg ada dapat menjadi kabur
atau tidak tersampaikan dengan jelas. Cepat atau lambat, para audience akan
menyimpulkan bahwa apa yg sudah disampaikan benar2 tidak bernilai sedikitpun.
Dalam berbagai bentuk kegiatan komunikasi, haruslah dimulai dengan mendefinisikan
isi materinya.
Dalam
susunan suatu outline secara garis besar dapat digolongkan ke dalam 3 golongan,
yaitu:
a.
Mulailah dengan Main Idea / ide pokok
Main idea / ide pokok akan membantu
menetapkan suatu tujuan dari suatu pesan. Pada Idde pokok tersebut dapat
diringkas ke dalam duaa hal yaitu: (1) hal2 apa saja yg diinginkan agar
dilakukan atau dipikirkan oleh para audience, (2) alasan yg mendasar. Alasan
mengapa mereka harus melakukan atau memikirkannya. Pada intinya ide pokok
merupakan titik awal untuk membuat outline.
b.
Nyatakan point2 pendukung yg penting
Setelah menetapkan ide pokok pesan yang akan disampaikan, lalu tahap
selanjutya adalah menyusun point2 apa saja yg penting, sebagai pendukung ide
pokok.
2.
Menentukan urutan dengan rencana organisional
Setelah
selesai mendefinisikan dan menggolongkan ide2, lalu langkah yg selanjutnya
ialah menentukan urutan penyampaian materi. Untuk menentukan urutan penyampaian
materi, terdapat dua pendekatan penting yg dapat digunakan, Yaitu :
a.
Pendekatan langsung
Pendekatan
secara langsng sering juga disebut dengan istilah pendekatan deduktif, di
mana ide pokok muncul diawal kemudian di ikuti bukti pendukungnya.
b.
Pendekatan tidak langsung
Terkadang
juga diesebut dengan istilah pendekatan induktif, di mana bukti2 muncul
terlebih dahulu kemudian dikuti dengan ide pokoknya. Setelah
menganalisis kemungkinan reaksi dari para audiens dan memilih suatu pendekatan
umum, langkah selanjutnya adalah menentukan rencana organisasional yg paling
cocok diantara bebagai model berikut :
a.
Direct request
Jenis/tipe pesan bisnis yang paling biasa / sering digunakan adalah
penyampaian secara langsung pada poin yang ingin dituju. Direct Request bisaa
bebentuk surat ataupun memo. Misalnya, ketika anda tertarik terhadap suatu
produk baru dan anda ingin mengetahui berbagai hal tentang produk tersebut,
speti karakteristik, bentuk, harga, cara pembayaran, dan sebagainya, maka anda
boleh membuat surat permintaan langsung. Bila para audience merasa tertarik
atau memiliki hasrat yang luar biasa, maka anda dapat menggunakan Permintaan
langsung (direct request).
b.
Pesan-pesan rutin, good news, atau goodwill
Seandainya memberikan informasi rutin adalah suatu bagian dari bisnis
tetap, maka para audience mungkin akan bersikap netral terhadap pesan ygg
diberikan. Akan tetapi pesan-pesan yg berisi berita baik (good news) atau
berisi goodwill seperti pengumuman penurunan harga, suatu undangan, atau
ucapan selamat dari teman sepekerjaan, lantas akan diterima dengan senang hati
oleh para audience. Berdasarkan penjelasan tersebut maka dapat disimpulkan
bahwa untuk menyampaikan pesan2 yg berjenis sperti ini lebih cocok digunakan
pendekatan langsung karena reaksi audiencenya positif.
c.
Pesan-pesan bad news
Apabila materi yang diumumkan berisi berita buruk (bad news) seprti
penolakan suatu lamaran, penolakan kredit, pengurangan karyawan, atau penurunan
pangkat, maka audience pada umumnya akan kecewa atau tidak senang mendengarnya.
Oleh sebab itu,penpendekatan yang dapat diterapkan adalah pendekatan secara
tidak langsung. Jika memang harus menyampaikan berita yang kurang menyenangkan
(bad news) cobalah untuk menempatkaanya pada bagian pertengahan surat, lantas
gunakanlah bahasa yang halus.
d.
Pesan-pesan persuasif
Ketika audience mulai tidak tertarik terhadap pesan2
yang disampaikan, maka pesan2 persuasif (persuasive messages) dengan pendekatan
secara tak langsung dapat digunakan. Fungsinya ialah untuk melakukan penagihan
pinjaman yang digunakan secara persuasi. Komunikator perlu membuka pikiran para
audience dgn melakukan persuasi, sehingga mereka semua dapat memahami fakta
yang ada.
- Pemilihan kata yang tepat
Pemilihan kata merupakan cara memilih kata-kata yang digunakan untuk
mencurahkan ide atau pikiran dalam sebuah kalimat. Agar pesan yang terkandung
dalam kalimat tersebut dapat dengan mudah dipahami, Anda haruss bisa memilih
kata2 yang tepat dengan sebaik baiknya. Dalam menyampaikan pesan2 bisnis,
peranan kata penting artinya. Agar maksud penyampaian pesan-pesan bisnis
tersebut dapat tercapai, perlu diperhatikan beberapa hal berikut:
- Memilih Kata-kata yang familiar
- Memilih Kata-kata yang singkat
- Memilih Kata-kata yang bermakna tunggal
- Membuat kalimat yg efektif
Kalimat
efektif adalah bentuk kalimat yg disusun untuk mencapai daya informasi yg cepat
dan baik.
Ciri-ciri
kalimat efektif :
- Kesepadanan
- Kehematan
- Kelogisan
- Keparalelan atau Kesajajaran
Sumber :
Purwanto, Djoko. Komunikasi Bisnis (edisi
ke 3). Jakarta: Erlangga.
Purwanto. Djoko. Korespondensi Bisnis Modern.
Jakarta: Erlangga
Pebi Yansyah. Komunikasi Bisnis - Revisi
Pesan-pesan Bisnis. Retrieved May 26 2016 from https://prezi.com/gej0mgxov_u-/komunikasi-bisnis-revisi-pesan-pesan-bisnis/
;;
Subscribe to:
Postingan (Atom)
